El otro día asistí a una charla sobre gestión y dirección de pymes en la escuela de negocios IEM Business School de Valencia, en la que particularmente cursé el Programa Superior de Comunicación y Marketing Online del que tan buenos recuerdos y enseñanzas conservo. En esencia, la sesión invitaba a reflexionar sobre la gestión profesional de una PYME y los beneficios que aporta un abordaje de este estilo en su gestión, así como las posibilidades de que la implementación de esta manera de hacer las cosas, pueda repercutir en la capacidad de hacer crecer el negocio, al permitirnos adoptar las mejores decisiones en cada momento de la vida empresarial.

Lo primero que llama la atención es la gran diferencia que existe entre una PYME pequeña y una PYME “grande”, de las de 20 trabajadores, en las que hay bastante división de funciones, y que incluso cuenta con diferentes departamentos para distintas funciones. En esencia se parece a una Gran Empresa, pero en pequeño tamaño.

El otro tipo, muy diferente es la Micro-PYME en la que la distribución de tareas no es tan clara ya que hay muy pocos trabajadores. En estas últimas se van acumulando tareas en un mismo individuo. Así el gerente de una Micro-PYME, una que yo conozco bien, puede ser accionista, director general, departamento de ingeniería, director de finanzas, director de recursos humanos, y director de marketing y ventas. Y por otro lado, al menos, tiene algunos trabajadores en el área de fabricación, que él también dirige.

Aunque las tareas a realizar son las mismas, la forma de afrontarlas son completamente distintas.
De todas formas vamos a partir de la base de que tenemos que hacer lo que se debe hacer. El como ya es otra cosa.
En la empresa existen tres informes que todo director, gerente o CEO debe conocer y manejar frecuentemente para ayudar a tomar decisiones:

  1. Plan Estratégico
  2. Control Financiero
  3. Cuadro de Mando Integral

Pasemos a describirlos un poco por encima:

A) Plan Estratégico

El primer paso para saber a donde dirigir el negocio es hacer un Plan Estratégico a 3 años, que nos de una visión del negocio, para ello debemos reflexionar y redactar un documento que contenga:

  1. Misión: Que queremos hacer
  2. Visión: A donde queremos llegar
  3. Proposiciones y Objetivos Estratégicos: Qué hacemos bien y que queremos hacer.
  4. Plan de Acción: ¿Como lo hacemos?
    1. DAFO, que nos diga nuestras fortalezas y debilidades, así como las amenazas y oportunidades del entorno.
    2. Análisis financiero: Como nos vamos a financiar, que recursos necesitamos, cual es la rentabilidad del sector, como vamos a gestionar los cobros y los pagos.
    3. Análisis de mercado: Que porcentaje de la tarta nos queremos y podemos llevar (objetivos), en cuanto tiempo, quien es mi cliente, que percepción tienen de nosotros.
    4. Producción: Como vamos a abordar la producción, que recursos necesitamos para hacerlo, como vamos a gestionar a los proveedores.
    5. Marketing y Ventas: Como vamos a vender nuestros productos o servicios y a quien. Que canales de distribución vamos a utilizar.
    6. Recursos Humanos: Que plan de contratación y formación vamos a tener, que estilo de dirección, cual es plan retributivo y la carrera profesional, que plan de evaluación del desempeño profesional.

B) Control financiero

El segundo paso a dominar dentro de la microPYME sería el control financiero de la misma. Para ello necesitamos revisar mes a mes dos documentos:

  • Cuenta de Resultados
  • Balance de situación

1.- Cuenta de resultados (Ingresos – gastos = resultado)

La cuenta de resultados consta de los siguientes puntos que deberemos presentar en un informe:

  1. Ventas Netas
  2. Coste de Ventas
  3. Margen Bruto sobre Ventas
  4. Gastos de Explotación
  5. Gastos e ingresos financieros
  6. Gastos e ingresos excepcionales
  7. Impuesto sobre Beneficios
  8. Resultado Neto

Si la cuenta de resultados la presentamos en un informe “en cascada” será muy adecuada para realizar el análisis de la situación y detectar fácilmente el nivel donde se produzcan los posibles desajustes.
Veamos un ejemplo:

  Conceptos Mes % Ventas
A + Ventas Netas (Ingresos)

100%

B Costes de Ventas (Costes Variables)
C Margen Bruto sobre Ventas = A – B
D – Gastos de Estructura o Fijos (d1+d2+d3 … d12)
d1 – sueldos
d2 – cargas sociales
d3 – tributos y tasas
d4 – suministros (luz, agua, teléfono, gas …)
d5 – gestoría, asesoría, servicios profesionales independientes
d6 – material de oficina
d7 – marketing y publicidad
d8 – primas de seguros
d9 – subcontrataciones
d10 – mantenimiento y reparación
d11 – arrendamientos
d12 – otros servicios
E Resultado Operativo (EBITDA) = C – D
F – Dotación Amortizaciones
G Resultado de Explotación (EBIT) o (BAII) = E – F
H + Ingresos Financieros
I – Gastos Financieros
K Resultado Antes de Impuestos y Resultado Excepcional = G + H – I
L + / – Ingresos y Gastos excepcionales
M Resultado Antes de Impuestos (EBT) o (BAI)  = K + L
N – Provisión Impuesto de Beneficios
O Resultado Neto = M – N

* EBITDA: Beneficios antes de amortizaciones, provisiones, intereses e impuestos
* EBIT (BAII): Beneficios antes de Intereses e Impuestos
* EBT: (BAI): Beneficios antes de Impuestos

Definiciones de los items de la Cuenta de resultados

Ventas Netas

Ingresos que provienen de la actividad principal de la empresa. Para obtener la venta neta hay que descontar las ofertas sobre el precio de catalogo.

Coste de Ventas

Es un coste variable proporcional a las ventas ya que se obtiene de los gastos de suministro, materiales proporcionales de fabricación y gastos comerciales derivados de la venta:

  • Materias Primas
  • Mano de Obra directa de Fábrica
  • Embalajes
  • Portes
  • Agentes Comerciales
  • etc …

Margen Bruto sobre Ventas

Ventas Netas – Coste de Ventas = Margen Bruto Sobre Ventas
Este siempre tiene que ser suficiente para superar el resto de gastos (explotación, financieros y excepcionales) alcanzando los objetivos de rentabilidad.

Gastos de Explotación (Gastos Fijos)

  • Gastos de Personal: Sueldos, Seguros Sociales, Formación, Retribuciones en especie.
  • Tributos: Impuestos, tasas y contribuciones de la empresa
  • Suministros: Electricidad, agua, gas (no almacenables)
  • Servicios profesionales independientes: abogados, economistas, mediadores, arquitectos, notarios, gestores.
  • Marketing: Publicidad, propaganda, relaciones públicas.
  • Primas de Seguros.
  • Mantenimiento, reparaciones y conservación del inmovilizado
  • Arrendamientos y cánones
    • Alquileres
    • Propiedad Industrial
  • Gastos de I+D:
  • Servicios Bancarios
  • Otros servicios:
    • Gastos de viaje: manutención, alojamiento, transporte y dietas
    • Oficina: material fungible
  • Dotación Amortizaciones del Inmovilizado: depreciación efectiva de los elementos de inmovilizado como consecuencia de su utilización

Gastos e Ingresos Financieros

  • Gastos Financieros: pago de intereses y cuotas bancarias
  • Ingresos Financieros: ingreso de intereses por las cuentas y productos financieros adquiridos

Gastos e Ingresos Excepcionales

No guardan relación directa con la actividad ordinaria empresarial

Impuesto Sobre Beneficios

No pertenece al grupo de gastos de estructura porque es distinto al resto. Grava el rendimiento empresarial.

Resultado Neto

Resultado del ejercicio una vez deducido el impuesto sobre beneficios.

2.- Balance de situación

Se trata de un documento que informa de la situación patrimonial de la empresa. Se trata de un Balance entre el activo y el pasivo cuya estructura es la siguiente:

BALANCE DEL EJERCICIO XX

ACTIVO

PASIVO

ACTIVO NO CORRIENTE

PATRIMONIO NETO

ACTIVO CORRIENTE

PASIVO NO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE

 

Ley de Igualdad del Activo y el Pasivo

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

C) Cuadro de Mando Integral

Se trata de un documento que nos divide la empresa en cuatro patas:
Cuadro de mando integral
Cada sección debe responder a una pregunta determinada:

  • Financiera: ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?
  • Cliente: ¿Cómo nos ven nuestros clientes?
  • Procesos: ¿En que debemos sobresalir?
  • RRHH: ¿Podemos continuar mejorando y reportando valor?

En definitiva

La profesionalización de la gestión y dirección de MicroPYMES, creando un Plan Estratégico, llevando un buen control financiero y dominando el Cuadro de Mando Integral, puede aportar el valor de una mejora en la toma de decisiones que lleven al crecimiento y abandono del estado Micro para pasar, al menos, al de PYME sin más, lo cual ya es un logro.